Zor bir dönemde olduğumuz ortada. Yılbaşında Çin’de başlayan hastalık artık günlük hayatımızın parçası olmakla kalmadı, yeni duruma alıştık bile. Bir gün bir arkadaşım aradı, çok uluslu bir İngiliz firmasında GMY. Dedi ki, uzaktan çalışmaya başladık ama gözüme uyku girmiyor. Çalışanlar nerede, ne yapıyor, işler yetişecek mi, müşteri ile mi, arkadaşı ile mi bilmiyorum. Rapor mu yazıyor, internette mi geziniyor haberim yok. Bütün kontrolümü kaybettim. Gerçekten kötü hissediyorum…
İsveç’te 9 ülkenin bağlı olduğu bir görevde çalışmıştım. Ben de oturdum uzaktan yönetim konusunda ne biliyorum, neler yaptım, neler öğrendim hepsini toparladım. Üç başlık altında sizlerle de paylaşmak istedim.
Öncelikle ilk konu disiplin. Ekip oluşumda ilk adım kuralların belirlenmesi, çerçevenin çizilmesidir. Disiplinli bir ekip siz orada olmasanız da yapılması gerekeni yapacaktır. Disiplini insanlara eziyet etmek için değil, ortak çalışma kurallarını, içinde olduğumuz belirsiz ortamda, belirsizliklerden çıkarıp netleştirmek için kullanıyoruz. “Kural koymak dünyanın en kolay işidir, ama o kuralları uygulatabilmek liderlik meziyetidir”. Çocuğunuz yatması gereken saatte yatmıyorsa ilk sorgulamanız gereken kendiniz olmalısınız. Ayrıca artık mesai kavramı kalmadı, kaçta başladık, kaçta kapattık, tatil günü müydü, hepsi karıştı. Lütfen kurallar koyarken insanların özel hayatlarına saygınızı gösterin. Beş çalışanın biri (ki muhtemelen siz de aralarındasınız) bu konudan şikayetçi. Disiplinli ama esnek olmanın yolunu bulun.
İkinci konumuz iletişim, artık yüz yüze olamıyorsa mevcut koşullarda en iyi ne yapabiliriz sorusu ile ortaya çıkıyor. Yapılan anketlere bakınca ilginç sonuçlar var. Mesela pandemi sırasında uzaktan çalışanların sadece % 3’ü internet problemlerinden bahsederken, %47’si (%20 iletişim, %20 yalnızlık, %7 motivasyon (state of remote 2020 report)) iletişimden şikayet ediyor. Bu konuda size hatırlatmak istediklerim var;
- Mutlaka video kullanarak iletişim kurun. İletişimde, söylenmeyenler, vücut dili, gözler, sözlerden daha fazlasını anlatıyorsa eğer, video kullanmak zorundasınız.
- Her gün mutlaka 1. seviye ile 5 dk nasılsın görüşmesi, şaşırtmalı saatlerde yapın.
- Düzenli birebir görüşmeler; performans ve motivasyon amaçlı yapın.
- Düzenli ve farklı ekip toplantıları yapın. Örneğin;
+ Pazartesi sabahı oyun kurma toplantısı,
+ Hafta içi akşam saatlerinde değerlendirme ve düzeltme amaçlı,
+ 3-4 haftada bir, herkesin bilgi paylaştığı, başarı hikayelerinin anlatıldığı genel katılımlı iletişim ve motivasyon toplantıları,
+ Sosyalleşme amaçlı sohbet toplantıları,
+ Eğitim, öğrenme, gelişim ve destek amaçlı toplantılar yapabilirsiniz.
- Çok çok çok iletişim kurun ve yukarıdakileri birbirine karıştırmayın, sürelerini aşmayın.
- Herkeste en son model bilgisayarlar yok, birer notebook ve kaliteli internet bağlantısı yatırımı iş olarak size geri döneceği gibi, müşteri iletişiminde prestij, kuruma sadakat ve güven sağlayacaktır. Bu düzende kalınırsa kira tasarrufunuz da cabası olur.
Söylemeden geçemeyeceğim; iletişimde disiplini de buraya eklemek gerekiyor. Yönetici arkada deniz manzarası, saç sakal karışık toplantı yapıyor; çalışan, hanım kovalamış evin balkonunda, arkada kombi manzarası, ter içinde dinliyor. Adınız geçtiğinde sizi hatırlamalarını istediğiniz gibi giyinin, arka planınızı ayarlayın. Genel müdürlük binanızdaki kurallar, uzaktan yapılan toplantılarda da geçerlidir. Ofiste olunmasa dahi sizin Bodrum’da yazlıktan çalışıyor (!) olmanız diğerlerinin üzerinde maalesef çok olumlu etki bırakmayacaktır. Bazı çok uluslu şirketlerin bu konularda kurallar yayınladığını hatırlatmakta fayda var.
Ya sonuçlar? Üçüncü ana başlık olarak da sonuçları konuşalım. Maalesef ki günümüz yöneticileri tüm maymunları sırtlanmış durumdalar, her şey onlardan soruluyor. Son durumda anlık olarak çalışanının ne yaptığını göremeyen yöneticiler de kabus görüyor. İşte gerçek liderlik zamanı, işte gerçek liderlik fırsatı.
- Ne yaptığını değil, ne sonuç ürettiğini takip edin. Aksi mümkün olmadığı gibi anlamsız da. Süreç odağınızı sonuç odağına devşirme zamanı geldi.
- Takip, kontrol için önerim her işi verirken baştan 3 şeyi netleştirmelisiniz; “Neyi”, “Ne zaman” ve “Nasıl” kontrol edeceğim. Sözünüzü tutup bununla sınırlı kalın. Unutmayın amacımız hataları avlamak değil, aferinleri avlayıp örnekler oluşturmak.
Ayrıca bir de uzaktan yönetimde “Güven” var. Güveni de ikiye ayıracağım; Öz-güven ve çalışana güven. Öz-güven ile ilgili söylenecek çok şey var elbet. Burada kısacık şunu söyleyeceğim; ego değil özgüven, kendi korkularını, kaygılarını saklamak için karşı tarafı yıldırmaya çalışan değil, hoşgörü sahibi bir özgüven. “Hoşgörü güç, güç özgüven gerektirir.” Yöneticilerden hep duyarım kapım açıktır diye. Hep düşünürüm kaçı açık mı gerçekten. İçeri destursuz girilemeyen “açık” kapıların ardındaki yöneticilerinize sorunlarınızı, sıkıntılarınızı anlatabiliyor muydunuz? Şimdi bir de mesafe girdi, görmüyoruz bile. Nasıl ulaşılabilir olacak yöneticiler?
Çalışana güven konusunda da yetkinliğine, isteğine ve kişiye olan güven olarak ayıracağım. Her birini ayrı ayrı değerlendirmeli ve önlem almalısınız. Zira görmediğiniz kişiyi yönetirken güvene çok ihtiyacınız olacak.
Disiplin, iletişim ve sonuçlar için güven ortamı yaratmak, güven ortamı için de öncelikle rol model oluşturmalısınız. Siz ne yaparsanız sizi izleyen çalışanlarınız da sizin yaptıklarınızı yapacaklardır. Müdürlerin toplantılara zamanında girmedikleri bir kurumda, zamanında toplantı kültüründen bahsedemezsiniz. Sizin duruşunuz, yaklaşımınız, hatta giyiminiz diğerlerine örnek teşkil edecektir. Sizin uzak çalışma ortamında, zamanında kaliteli sonuçlar üretmeyi “her şeye rağmen” başarıyor olmanız onlar için de örnek teşkil edeceğinden; önce yolu siz açmalısınız.
Hadi iş başına, kolay gelsin.
Eren Ikiz 2020.