Hızla içeri girdi ve söylenmeye başladı;

– Bunca işin arasında bir de yeni rapor çıktı. Daha dün kampanya mesajı gelmişti, hangi birine yetişeceğiz bilmiyorum. Sonra yanındaki yönetmene döndü;

– Bu hafta bizim kızı hiç göremedim. Nereye kadar bilmiyorum, hep daha fazlası.

Müdür olalı henüz 7 ay olmuştu ama kendisini 7 yıllık müdür gibi hissediyordu. Buraya gelmek için çok çabalamış, assessment süreçlerine katılmış, eğitimler almış, mülakatlara girmiş, uzunca bir süre de beklemişti. Ne kadar sevinmişti atama mesajı gelince. Ertesi gün arabanın anahtarlarını aldıktan sonra mahalleye gelişini dün gibi hatırlıyordu. Pazartesi başlıyorsun demişlerdi. Ama ne başlama… O günden beri bir türlü ailecek ağız tadıyla bir araya gelemediklerini düşündü. Yaz tatilini de es geçmişler, hanımla kızı kayınpederin yazlığına göndermişti.

Yeni personeli anlamak mümkün değil diye geçirdi içinden. Biz sorumluluklarımızı bilirdik. Şimdikilere işi veriyorum, sonuç alamıyorum, umurlarında değil. Sürekli takip etmezsem hata çıkıyor, eksik kalıyor. Bu adamlarla nasıl ilerlerim ben ?

– Yemeğe çıkacak mısınız müdürüm?

– Şu göbeğe bak, 7 ayda obez oldum. Zaten bir sürü iş var, bana 1,5 dürüm söyleyin olur mu? Bir de büyük ayran.

Telefon çaldığında arayan müdürlük eğitimlerini birlikte aldığı arkadaşıydı. Terfileri de aynı gün açıklanmıştı.

– Tertip, na’aber?

– İyidir, ya sen?

– İyi diyelim, nasıl olsun, koştur dur, iyice çivisi çıktı bu işin !

– Sen böyle konuşmazdın?

– Bilmiyormuş gibi sorma, mesaiden, çalışmaktan yoruldum, telefon hiç susmuyor, hedefleri tutturacağız diye insanlıktan çıktık valla!

– Ben de Cumartesi sabahı hep beraber çoluk çocuk kahvaltı edelim diyecektim.

– Ne kahvaltısı biz çalışıyoruz. Senin haftaya üst yönetim gözden geçirmen yok mu?

– Var, olmaz mı? Bizim hazırlığı bu defa Nedim yapıyor.

– Nedim mi? Üst yönetim gözden geçirmesini hem de, yok artık.

– Ne var ki bunda; geçen dönem de Zeynep hazırlamıştı.

– Nasıl güveniyorsun bu adamlara, ya hata çıkarsa?

– Orası kolay; 2 ay denedim, aramızda eğitim yaptık. O dönem biraz yoruldum tabii. 3. ay birlikte yapmaya başladık. Sonra Zeynep’in hazır olduğunu düşündüm, ondan istedim. Çok da istekliydi.

– Nasıl olur, hem de yönetim raporunu. Ben de verebilsem senin gibi kahvaltıya giderim tabii. Evdekileri göremiyoruz biz.

– Delege etmeyi neden denemiyorsun. Bırak herkes kendi maymununun sorumluluğunu üstlensin. Yoksa tüm maymunlar senin sırtında kalır.

– Nasıl yaparım bilemiyorum, henüz hazır değiller.

– Annene sorsan sen de henüz hazır değilsin. Önce yetiştireceksin elbet.

Bilgi, beceri seviyesini yeterli düzeye taşı

– Sonra kendi hazırlığını yap, doğru kişiyi seç, neden bu ilave işi yapması gerektiğini anlat, yaparsa ne kazanacağını, yapmazsa ne kaybedebileceğini; fırsatı göster.

Amacı ortay koy; bunun içinde, senin için ne var?

– Bak bir sorun çıkarsa başına ekşirim haberin olsun.

Hafta Sonu söylene söylene dönem raporunu hazırladı. O çalışırken ailesi ile kaçırdıkları güzel anların hayalini kurdu. Arkadaşı yaz tatilini yapmış, çocuklarının yıl sonu gösterilerine katılmış, bayramda küçük bir kaçamağa vakit bulmuş, en ilginç tarafı ise tüm bunlara rağmen toplam performansta kendi ekibini neredeyse ikiye katlamıştı. Şanslı adam diye geçirdi içinden, bütün iyi adamları kaptı tabii. Diğer taraftan söyleneni denemeye kararlıydı. Tüm çabasına karşın ‘biraz değişiklik’ istemişti genel müdür yardımcısı, ‘ rakamlar aşağı bakıyor artık; rapor 7 aydır nerdeyse aynı…

Ertesi gün hemen işe koyuldu. Ekibi toplayıp raporu onlarla paylaştı. Ardından bir sonraki toplantıya birlikte hazırlanacaklarını söyledi. Yüzlerindeki şaşkınlık görülmeye değerdi. Her hafta yaptıkları toplantılarda 10 dakikayı bu konuya ayırma kararı aldılar. Ayrıca son hafta Cuma, Cumartesi de birlikte çalışmak üzere sözleştiler.

Daha 2. toplantıda içerikle ilgili güzel bir öneri geldi. Rakamlar ay sonu gelmeden adım adım toplandı. Son Cuma akşamı da başarılı bir toplantı ile hazırlıkları son aşamaya getirdiler. Kısmet midir nedir, son ay rakamlar da daha iyi gidiyordu. Gözden geçirme görüşmesi uzun zamandır ilk defa daha iyi geçti.
Ekibi tekrar toplayıp durumu anlattı ve yeni dönem için birlikte plan yaptılar. Metin toplantılarda önemli katkı sağlayıp sürekli rapora ilaveler yapıyordu. Hatta son hafta sonu sabah erken gelip çalışmanın önemli kısmını tamamlamıştı bile. Sonraki toplantının ardından ilk raporu Metin’den beklediğini söyledi. Metin bu görevi hayalini kurduğu terfi için önemli bir gelişme olarak değerlendirmişti. Son Cuma akşamı nihai raporun üzerinden bir son kontrol üzerinde anlaştılar. Üzerinden bir yük kalkmış gibiydi. Akşam ailecek uzun zamandır birlikte gidemedikleri balık lokantasında keyfine diyecek yoktu doğrusu.
Gözden geçirme öncesi son Cuma akşamı her zamanki gibi toplandılar. Metin’in hazırladığı raporu heyecanla bekliyordu, daha da çok Cumartesi günü ailecek ‘tertip’ ile yapacakları kahvaltıyı… Metin gururla raporunu anlattı. Toplamda 10 dakikada bitmişti. Gördüğü eksikliklerden dehşete düşmüştü. Bu raporla üst yönetimin önüne çıkması mümkün değildi. İyi ki bu toplantıyı koymuşum diye düşündü, hafta sonum gitti dedi, tabii yarın katılacakları kahvaltı da…
Gece geç saate kadar çalıştılar. Söz verilmişti bir kere, sabah evdekileri sahildeki restorana bıraktı, bir çay içmek için içeri girip arkadaşını selamladı;

– Hayrola nedir bu acele.

– Sana uyduk böyle oldu, delege et demiştin, beceriksiz eline yüzüne bulaştırdı.

– Sen eksik delegasyon yapmış olmayasın?

– Nasıl yani?

– Beklentilerini, yapacağın kontrolleri, verdiğin yetkiyi net olarak tanımladın mı?

– Hayır.

– O zaman kızdığın nedir? Rapor yaz cumaya yetişsin dedin, o da yazıp yetiştirdi.

Beklenen sonuç, hedef veya istenen çıktı nedir, anlat.
Tarih ver.
Karar noktalarını, yetkisini netleştir.
Ara değerlendirme ve kontrol sürecini netleştir.

– Neden baştan söylemedin?

– Sorduğunu hatırlamıyorum. Zaten sorunu kendin görmen gerekiyordu !

Söylene söylene ofise gitti. Geç vakte kadar çalıştılar. Metin çok üzgündü. ‘Üzülme’ dedi çıkmadan, ‘tam olarak ne beklediğimi anlatmadım sana’.
Pazartesi toplantı sonrasında artık geleneksel olduğu üzere kendi ekibini topladı, üst yönetimin görüşlerini iletti.

– Metin bu aylık raporu da senden istiyorum.

– Ama nasıl olur?

– Çok iyi olur.

Bu defa farklı bir yol izleyeceğiz. Raporu 3 bölüm halinde hazırlamanı istiyorum. Geçen ayın değerlendirmesi, bu ay yapılanlar, gelecek ayın planları. Rapora mutlaka kendi ismini de yaz lütfen. Üst yönetimin görmesini istiyorum. Artık senin de zamanın geliyor. Her bölümün sonunda Cuma akşamları hazırlığını birlikte gözden geçireceğiz. Son Cuma akşamı da 3 haftayı toplayıp çıkan nihai raporu değerlendireceğiz. Yapabileceğini biliyorum. Sana biraz sonra e-mail ile istenen sunum ajandasını da iletiyor olacağım. Göreyim seni.

3 hafta Cuma’ları yaptıklarını gözden geçirdiler Metin’in. Doğrusu hazırlığın başarısının ötesinde Metin’in heyecanı da görülmeye değerdi. Tüm haftaya yayıldı bu enerji. Rakamları daha da başarılıydı. Son Cuma akşamını iple çekiyordu. Aslında korkmuyor da değildi. Ancak bu defa harika bir rapor bekliyordu kendisini. Neden dedi kendi kendine, neden bunu evde de uygulamayayım?
Sabah müdür arkadaşı ile küçük kafede kahvaltı için buluştular. Hemen arkadaşına mesaj gönderip katılamadığı kahvaltı için telafi önermişti. Yaptıklarını ve elde ettikleri başarılı sonuçları anlattı.

– Her şeyi bu şekilde delege ediyor musun Allah aşkına?

– Neredeyse.

– Şaşırdım doğrusu, etmediklerin neler?

– Öncelikle hızlı karar alıp yönlendirmem gereken zamanlar oluyor; örneğin krizler. Sonra koçluk etmem gereken durumlarda da delegasyonu kullanmıyorum. Tabii performans değerlendirmeleri, geri bildirimler, motivasyon, özlük işleri ve nihai kararları delege etmiyorum. Son olarak gideceğimiz yön ile ilgili konularda görüş alsam da kararı ben veriyorum.

– İlginç ama mantığını görebiliyorum. Delegasyon için öncelikle yetkin ve istekli personel gerekli sanırım.

– Kesinlikle.

– Sonra temel prensipler, nihai kararlar, büyük resim, dış çerçeve, kişisel performans gibi üst seviye konuları delege etmiyorsun.Delege ederken de beklenen sonuçları, zamanlamayı, takip sürecini, yetkisini, ona katkısını anlatıyorsun ve motive ediyorsun.

– Tamamen.

– İşler yolunda gitmezse koçluk ve doğru sorular ile çözüme ortak ederken öğrenmesini sağlıyorsun. Ancak nasıl yapacağı detayına temel konular dışında girmiyorsun.

– Her yiğidin yoğurt yiyişi farklı olabilir. Kişinin yöntemine karışırsak delegasyon olmaz, yaratıcılık gelişmez, sonuçta da fark yaratılamaz.

– Çok riskli aslında.

– Risk hep var. Delegasyon başkasının katladığı paraşütle uçaktan atlamak olarak tanımlanabilir. Ancak yapmamanın riski ve uzun dönem maliyeti çok daha yüksek.

Delegasyon

Yönetime geçen çalışanların gözlemlerimize göre ilk tepkilerinin, iyi bildikleri işleri yapmaya devam ederek kendilerinden beklenen sonuçları üretmeye çalışmak olduğunu görüyoruz. Bu süreçte sadece tüm önemli karar ve görevleri üslenmekle kalmıyorlar, kısa vadede sonuç üretmeyi de başarabiliyorlar. Diğer taraftan bu şekilde çalışma alışkanlığı edinen çalışanlarının, işe ve sonuçlara karşı sorumluluk hissedip işi sahiplenmelerini de engellemiş oluyorlar. Bu şekilde bir süre birlikte çalıştıkları zaman çalışanlar artık yeni durumu kabullenirken, yönetici de artık bu durumu değiştirme şansı bulamıyor.

Bu durumu aşmanın yolu ise etkin delegasyon yapabilmekten geçiyor. Delegasyon kendi görev tanımımızdaki işleri, sorumluluk bizde kalmak kaydı ile, yetkisi ile birlikte, yetkin astlarımıza aktarmaktır. Başka bir deyişle delegasyon, başkasının katladığı paraşütle uçaktan atlamaktır. Tanım böyle olunca işin zorluğu kendiliğinden ortaya çıkıyor. Zira yetkilerimizi delege etmeliyiz ancak sorumluluklarımızı delege edemeyiz.

Doğaldır ki yapmamızı engelleyen bir dizi engel ve mazerete karşın delegasyonu doğru yapabilmek için bazı gereksinimler bulunuyor. Öncelikle delegasyonu yapmadan önce bazı ön şartları sağlamak zorundayız. Bunları kısaca gözden geçirecek olursak;

  • Yeterli çalışan; En önemli ön koşullardan birisi delege edeceğimiz çalışanın verilecek görevi yerine getirecek yeterlilikte olmasıdır. Zaman zaman yöneticilerimiz ‘yaparsa öğrenir’ yaklaşımı ile yetersiz kişilere delegasyon yapabilmektedir. Bu yaklaşım ile gerçekten ‘eğer yaparsa’ bu bir öğrenme fırsatı olurken yapamama ihtimali yapma ihtimalinin kat kat üstündedir. Bu durumda da aslında nihai sorumluluk üzerimizde olduğundan öncelikle biz zarar görürken çalışanın özgüveni zedelenmekte, aslında herkes kaybetmektedir. Unutmayın ki hiç araba kullanmamış çocuğunuza arabanızı verip git öğren demezsiniz.
  • İstekli çalışan; Çalışanın yeterliliği dışında isteği de diğer önemli bir unsur olarak karşımıza çıkıyor. Aksi taktirde bu delegasyon olmaktan ‘üstünün pasladığı angaryayı yerine getirmek’ oluyor. Konu delegasyon olduğunda mutabakat önemli bir bileşen olarak süreci destekliyor. Mutabakat sağlamak için de hedefi netleştirmek, büyük resimdeki yerini göstermek, yapıldığı durumda ne elde edebileceğini görmesini sağlamak iyi bir başlangıç olabilir.

Hemen ardından kişiye delegasyonu yaparken de bir dizi adımı tamamlamamız gerekli.

  • Beklenen sonuç nedir; Çalışanımıza delegasyonun sonucunda ulaşmasını istediğimiz hedefi en kısa ve açık şekilde anlatmalıyız ki aklında herhangi bir tereddüt veya belirsizlik kalmasın. Belirsizliklerin iki olumsuz probleme sebep olacağını unutmayın; Çalışanın kendi varsayımlarına göre hareket etmesi veya belirsizlik sebebi ile paralize olması. Her iki durumu da istemezsiniz değil mi?
  • Tarih; Çıktıyı ne zaman istiyorsunuz net olarak ifade edin. Unutmayın söz konusu çıktı aslında sizin çıktınız.
  • Yetkisi nedir; İşi sonuçlandırabilmek için hangi şartlarda karar alabilir, inisiyatif kullanabilir, kurallar koyabilir, hangilerinde bunları yapamaz net olarak ifade ediniz. Unutmayın ki yetkisiz delegasyon angaryadan öteye gidemez. Bu noktada uyması gereken kuralları, kurumsal kısıtlama ve kuralları da hatırlatmanızda fayda var.
  • Takip nasıl olacak; İş bitene kadar ne olup bittiğinden bihaber beklemeye ne dersiniz? Pek akıllıca değil, değil mi? O zaman sık sık soralım, izleyelim, araya diğer çalışanları sokarak bilgi toplayalım, buna ne dersiniz? Bu da kulağa hoş gelmiyor, değil mi?
    • İlk kural mutlaka bir takip sistematiği olmalı. Takip eğer çok yakın olur ise çalışan güvenmediğinizi düşünür, zaten delege etmenin de bir anlamı kalmaz. Takip eğer çok gevşek olur ise habersiz kalırsınız ve olası bir probleme müdahale şansınızı kaybedersiniz. O halde dengeli bir takip sistematiği gerekli.
    • İkinci kural pek çok yöneticimizin çok sevdiği ‘fark ettirmeden takip’ yönteminden bir an evvel vazgeçmenizdir. ‘Hava yağacak galiba, ne oldu bizim rapor’ diyerek size yaklaşan bir yöneticinizin asıl niyetini hiç anlamadığınız oldu mu sizin? Çalışanlarınızın da olmadı. Bu durum güven ortamını zedelemektedir ve uzak durmak gerekir.
    • O halde yapılması gereken ne takip edilecek, ne zaman takip edilecek, nasıl takip edilecek en baştan kendisi ile belirleyip bu plana sadık kalarak, şeffaf ve sistematik bir takip yöntemi izlemektir.

İşler yolunda gidiyor ise yapılması gereken basit; abartmadan gelişim ve çabayı takdir etmek, sonuçları yapan kişinin paylaşabileceği, isminin kullanıldığı bir yöntem bulmak.

İşler yolunda gitmez ise yapılması gereken etkin bir koçluktan başka bir şey değildir. Yetkin ve istekli bir çalışan ile oluşturduğunuz güven ortamını bozmadan soracağınız açık uçlu sorular ile kendisinin problemin kaynağını ve çözümü bulması için desteklemeniz gereklidir. Eğer bu şekilde çözümü kendisi bulamıyorsa, zaten delegasyonu doğru yeterlilikteki çalışana yapmadınız demektir ve o an itibarı ile delegasyon bitmiştir. Çözüm konusunda yönlendirip işin içine daha fazla girmeniz, destek sağlamanız ve bir sonraki delegasyona yetiştirmek için çalışmanız gerekir.

Eğer yine ilerleme sağlayamıyorsanız sizin daha derin bir mutabakat sorununuz var demektir. İstek yaratmak, motivasyonu sağlamak ve sonuçta güven ortamı yaratmak konusunda ivedilikle atmanız gereken adımlar olduğunu söyleyebiliriz.

Etkin Delegasyon için;

1- Ön Hazırlık Yap
– Bilgi, beceri ve istek seviyesini yeterli düzeye taşı,
– Amacı ortay koy, bunun içinde, onun için ne var, planla.
2- Çerçeveyi çiz
– Beklenen sonuç, hedef veya istenen çıktıyı anlat,
– Tarih ver,
– Karar ve yetkisini netleştir, önemi açıkla,
– Ara takip ve kontrol sürecini, tarihlerini netleştir.

Diğer taraftan tüm zorluk ve riskine karşın ‘Neden delege etmeliyiz’ sorusunu cevabı oldukça uzun olabilir;

  • Zaman yönetiminde etkinlik.
  • Büyük resme odaklanıp stratejik planlama yapabilmek.
  • Büyük resmi çalışanların görmesini sağlamak.
  • Güven ortamını pekiştirmek, çalışanların özgüvenlerini geliştirmek.
  • Çözüme ekibi ortak etmek, bu sayede yaratıcılık ve fark yaratmak.
  • Toplam performansı artırmak.
  • Sorumluluk hissetmelerini sağlamak, kararlara ortak etmek…

Daha ne bekliyorsunuz. Kendi endişelerinizin doğruların önüne geçmesine seyirci mi kalacaksınız?

Eren İkiz

Yorumunuz

Your email address will not be published. Required fields are marked *